marginálie

Moje chyby v time-managementu

Po odchodu na volnou nohu jsem pod vlivem knížek o time-managementu a plánovacích nástrojů udělal několik zásadních chyb. Nic proti GTD nebo Pomodoro, ale neřeší to nejdůležitější: jak plánovat čas a účtovat práci.

Hodinová taxa je zlo

Mým prvním omylem bylo sledování odpracovaného času na jednotlivých zakázkách a jejich účtování po hodinách a minutách. Většinou to dopadlo tak, že jsem při plánování výrazně podhodnotil nebo nadhodnotil reálně potřebnou dobu. Šlo nejen o drobné úkony (kontrola reklamní kampaně každý den zabere 3—10 minut, tj. za měsíc rozptyl 2,5 hodiny na jedné zakázce), ale i o souvislou práci (kdy opravdu končí intelektuální práce?).

Dospěl jsem k tomu, že po hodinách účtuju už jen pravidelné konzultace. Včera jsem u klienta strávil dvě hodiny, minulý týden šest — agendu určuje on.

Časové sloty

V ostatních případech se snažím práci plánovat a účtovat po časových slotech. Slot je časový úsek vymezený pro souvislou práci. Sloty jsou nedělitelné — nelze v jejich rámci zvládnout oběd, nákup, venčení psů, zamluvení vstupenek ani pochůzky na úřadech, pokud k tomu není slot vyčleněný. Zrušit ani přesunout půlku slotu nejde, stejně jako nejde slot přerušit jiným.

V jednom slotu dělám vždy jen jeden typ práce. Můžu pracovat během jednoho slotu pro různé klienty, pokud je to stejný druh činnosti, ale pokud musím změnit druh činnosti, je to už jiný slot. Práce na jedné zakázce může zasahovat do více slotů — buď protože se skládá z několika druhů činností, nebo protože je jeden slot příliš krátký (někdy musím spát).

Mohlo by se zdát, že jsem jen přenesl problém času na jinou škálu. Z hodin a minut na sloty. Ale není to tak. Změna se nejvíce projeví u drobných úkonů, které lze sdružit, ale třeba také u souvislých činností, u kterých se nedá stanovit výkonnostní norma:

• Jak dlouho musím analyzovat access log?
• Kolik času potřebuju na rešerši?
• Jak dlouho mi trvá něco navrhnout nebo vymyslet?

Jak plánovat

Další z mých chyb se týkala plánování. Měl jsem tendenci si detailně rozepsat do diáře (respektive do kalendáře), co který den a jak dlouho budu dělat. Tohle plánování se téměř vždy výrazně rozcházelo s realitou a bralo mi hodně času a sil. Kreslil jsem Ganttovy diagramy a bil jsem se o zdroje. Když se něco protáhlo nebo přesunulo, musel jsem přeorganizovávat spoustu položek. S přechodem na sloty, tenhle způsob plánování skončil.

Výhodou slotů je, že nemusejí mít pevnou délku. Pokud se vám něco dobře dělá, klidně slot protáhnete, aniž byste museli řešit, komu to naúčtujete. Když jste naopak rychle hotovi, získáte víc volného času. Různé druhy činností mohou mít nejen různě dlouhé sloty (administrativa a plánování zabere dvě hodiny denně, návrh rozhraní málokdy méně než tři), ale také hodnota různých druhů slotů se může lišit (za rešerši před konzultací můžete účtovat méně než za analýzu access logů).

Při stanovování délky slotů pro různé činnosti a plánování práce na zakázkách se hodí předchozí chyba — sledování odpracované doby. Můžete využít záznamy o odpracované době z reálných zakázek namísto odhadování. Nakonec je nejlepší stanovit co nejméně druhů slotů. Můj optimální pracovní den je rozdělený na jeden neúčtovaný dvouhodinový administrativní slot, dva účtované produktivní tříhodinové sloty a jeden neúčtovaný tříhodinový slot studijní. Jednou měsíčně celý den zabiju administrativou, někdy si udělám volný pátek, někdy zvládnu jen jeden produktivní slot — to je holt realita.

Vzhledem k tomu, že je slot vyčleněný pro druh činnosti a nelze ho přerušit, můžete docela snadno plánovat. Snáz vyčleníte celý den pro měsíční vyhodnocení průběhu kampaní, než byste plánovali, které konkrétní kampaně jak dlouho budete vyhodnocovat. Stejně tak na druhé straně škály snáze odhadnete, zda budete pro první verzi návrhu malého webu potřebovat jeden nebo dva půldny a nemusí vás při plánování trápit, co konkrétně „navrhnout web“ znamená, protože to vyřešíte v rámci mikromanagementu až v daném slotu. V ideálním případě si rozepíšete procesy pro jednotlivé typy prací, takže máte představu, co je třeba udělat dříve, co později a jak dlouho co trvá.

V běžném životě se vám stane, že se od plánu musíte odchýlit. Nějaká práce narostla, nějaká je urgentnější, někde čekáte déle na podklady nebo schvalování, opijete se, onemocníte nebo jste byli líní pracovat. Když pracujete se sloty, máte čas rozdělený do větších jednotek, a tak snadno buď posunete všechny sloty, které nejsou termínované, nebo nějaký slot posunete na konec řady, aby vám uvolnil místo pro urgentnější práci. Vzhledem k tomu, že sloty jsou jen tříhodinové, můžete si někdy udělat o slot delší pracovní den nebo zařadíte nějaký slot na víkend. Rozumné je s prokrastinací počítat a mít vždy nějaký slot nebo den volný.

Jak vykazovat a sledovat práci

Vzhledem k tomu, že díky slotům nemusím účtovat po minutách, nemusím práci ani sledovat se zapnutými stopkami. Time-tracker zapínám jen pro kalibraci plánování. Pokud nějakou činnost špatně plánuju, trackuju ji. Jinak délku úkonů neměřím a nesledujtu.

Pro vykazování a sledování času mi stačí sledovat následující položky:

• termín dokončení
• klient
• zakázka
• popis dokončeného úkolu
• klíčová slova

Můj běžný záznam vypadá následovně:

2010-03-24 02.47 — @ACME :Uživatelské_testování Připravil jsem pět scénářů pro testování první verze funkčních prototypů a zaslal jsem je klientovi e-mailem ke schválení. #scenario

Jak vidíte, záznam vypadá skoro jako tweet. Notace s at (@), dvojtečkou (:) a hashem (#) slouží pro snadné filtrování záznamů podle @klienta, :zakázky nebo #klíčového-slova. Pokud je to nutné, můžete k záznamu přiložit soubor. Když z textu odstraním @:# notaci, můžu „log“ činností s klidným srdcem odeslat klientovi jako dokumentaci.

Jak vidíte, nevykazuju ani počet hodin, ani počet slotů. Časovou dotaci řeším při plánování stejně jako případné závislosti (pokud práce vyžaduje podklady od klienta) a milníky (když práci odevzdávám). Pokud se mi nějaká práce protáhne nad rámec plánovaných slotů, je třeba to zanést do plánování, nikoli do výkazů.

Suma fimfárum

Po překopání time-managementu mi v kalendáři zůstaly akorát schůzky a milníky. Rozdělení zakázek na jednotlivé úkoly řeším v projektovém plánu. Počet slotů pro každý úkol nebo sdružení více úkolů do jednoho slotu mi vypadne podle popisu procesů.

Pokud máte nějaký svůj zajímavý přístup pro plánování a účtování práce, budu rád, když se podělíte. ↩

10 comments

Leave a comment...